商务书信格式范文 商务书信的常用格式
一、商业信函的格式
中文商业商务信函的写作格式，如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
一、开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
二、正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。
三、结尾：结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
四、署名：署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
五、日期：写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
扩展资料：商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。
商业信函以信函为载体，选择有针对性的目标客户群的名址打印封装，通过邮政渠道寄发的一种函件。与电视等媒体相比，商业信函的优势是针对性极强，“命中率”极高。
各地邮政部门都成立了专门的邮政商业信函广告公司，建立起了庞大而门类齐全、内容翔实的数据库，可为工商企业提供翔实而准确的客户名址。各地邮局还配备了先进的商业信函制作设备，可在最短的时间内，为客户提供选址、打印、制作、封装、寄递的“一条龙”服务。
普通类商业信函：
以传递商品、服务的信息，进行广而言之的一种信函广告。它的内容可以是宣传单、征订单、通知书、邀请函、优惠劵、市场调查表、产品说明书等印刷品广告；也可以是各类产品试用袋、CD碟、计算机光盘、广告小礼品等实物广告。
帐单类商函（邮简）：
以传递经济结算单为内容的信函。它的内容为金融单位的信用卡结算单、电信系统的话费通知单、保险行业的保费通知单以及其它服务行业如：水、电、气费通知单等。
参考资料：商业信函-百度百科
二、商务书信的常用格式
商务书信的常用格式
商务书信一般包括全齐头式,齐头式，半齐头式(又叫缩进式)，方齐头式和简化式，下面我就来为大家详细介绍一下吧!
一、全齐头式(Full-blocked)
这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事，是现今常用的`格式之一。
1.全齐头式的例子
ABC Training Co.
188 Newton Palace
Norfolk
NG29 OPA
01345 567809
信头
17 FAX 01345 789098
Our Ref RL/VP
3 September 1997
M J Marks
30 Arlington Court
CAMBRIDGE
Cambs
CA29 5Rt
Dear Ms. Marks
Re: 500 dozen T-shirts
Thank you for you inquiry in your letter of April 5
for our T-shirts.
We are[…]
Hope to serve you soon.
Yours sincerely
Rebecca Johnson
Rebecca Johnson
Manager
KF/HS
Enc
cc
二、齐头式(Blocked)
这种格式与全齐头式相似，只是有些内容不是从空白处写起。结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。
三、半齐头式(semi-blocked)
这种格式与齐头式雷同。不同的是，半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母;结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。
1.半齐头式(缩行式)的例子
October 30,2000
Messers Samson Ghadban Co., Ltd.
15 Horns Avenue,
TRIPOLI Lebanon.
Dear Mr. Smith:
Thank you for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers and also
for your offer to arrange a demonstration.
Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at any
time during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if Mr
Burton would write or phone to say what time we may expect him.
Yours faithfully,
John Black
John Black
Assistant Manager
四、方齐头式(square-blocked)
这种格式也类似于全齐头式。不同的是，它的日期靠右对齐，和收信人地址在同一行。这种格式平整见方，外观漂亮。
五、简化式(simplified)
简化时式和全齐头式相比，有几个主要的区别：首先，简化式没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。其次，事由和写信人姓名必须大写。最后，列表要缩进五个英文字母空位，如果加有序号就不必缩进。
1.简化式的例子
缩行式每段开头缩
进若干字符，也就是中文
中所说的空格。
结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和
职衔从中间写起。
称谓
主题
内容
结束语
签名
附件
19 October 30,2000
Messers Samson Ghadban Co., Ltd.
15 Horns Avenue,
TRIPOLI Lebanon.
Thank you, Mr. Smith, for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers
and also for your offer to arrange a demonstration.
Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at any time
during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if Mr Burton
would write or phone to say what time we may expect him.
John Black
JOHN BLACK
Assistant Manager
;三、商业信函范文
范文：
xx市兴达贸易有限公司：
贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年x月x日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意,此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关邵门查实：我厂生产的xxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。
衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给无条件赔偿。
对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
候复：
xx市光明家具有限公司：
20xx年x月x日：
扩展资料：商业信函注意事项：
（一)语气口语性。
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然人性化。
无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
(二)内容直接性。
企业每天都要阅读大量信函文件。务信函不需要用华丽的词句。所以，务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性。
务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。
(四)主旨单一性。
务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
(五)格式规范性。
务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性。
商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
(七)要求时限性。
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。务信函一般由三部分组成:信头、文信尾。